MindLabs Opent
Wil je een idee krijgen van hetgeen wij allemaal voor je kunnen betekenen? Dan moet je hier vooral even verder lezen. Onze werkzaamheden voor MindLabs Opent – de officiële opening van het nieuw pand van hét ecosysteem voor AI en technologie – geven immers een aardig goed beeld. Wat wij in de aanloop naar de opening en op de dag zelf dan allemaal deden? Wat niet; dat is misschien een efficiëntere vraag.
Al enkele jaren zijn wij de trotse communicatiepartner van het in de Spoorzone gevestigde Tilburgse ecosysteem. In die zin was het dus geen verrassing dat er ook voor ons een rol tijdens de opening van het MindLabs-pand zou zijn weggelegd. Maar de eer bleek groter dan verwacht. Want waar we normaal gesproken vooral in beeld en tekst voor de vereniging werken, met zo nu en dan een uitstapje richting eventmanagement rondom bijeenkomsten van bescheiden formaat, was de officiële opening van een compleet andere orde. Zo’n 300 genodigden werden verwacht en er werd op allerlei gebieden flink uitgepakt. Zelfs de term ‘waslijst’ dekte de lading niet. Gelukkig presteren wij onder druk toch gewoon het best…
De memorabele opening
van het MindLabs-gebouw
Onze werkzaamheden voor het ecosysteem
Tijdens onze overleggen met het MindLabs-team bleek al snel: onze inzet was op verschillende momenten en vlakken vereist. In de aanloop naar het event, maar ook tijdens de dag zelf. En onze werkzaamheden? Die zouden van de meer traditionele zaken binnen het communicatievak tot aan technische ondersteuning en de meubilering en feestelijke aankleding van het pand reiken. Een beknopte opsomming van hetgeen tot ons takenpakket behoorde:
- Save the dates, uitnodigingen en praktische infomails verzorgen.
- Registratieproces bezoekers uitdenken en vormgeven.
- Interactieve eventtool inrichten en aanjagen.
- Passende fotograaf zoeken, briefen en op locatie aansturen.
- Drukwerk creëren en bestellen; van kartonnen informatieblokjes inclusief verwijzing naar de gehanteerde eventtool tot aan de naambadges van de bezoekers.
- Blijvende aankleding voor het pand bedenken en verzorgen; onder meer ledverlichting in de koffiecorner, AI-gegenereerde werken aan de wand met bijpassende ‘museumbordjes’ en signing.
- Tijdelijke, feestelijke aankleding verzorgen, zoals bloemen, extra meubilair, rode loper en ballontorens.
- Registratieproces uitvoeren op de dag zelf, inclusief aansturing werkstudenten van aangesloten kennisinstellingen.
- Aansturen van de rondleidingen door het pand.
- Alle content voorafgaand aan, tijdens en na de opening schrijven en visualiseren.
- Aanvullend meedenken over de invulling van het programma, opbouw, afbouw enzovoort.
De uitkomst
De genodigden van de officiële opening van het MindLabs-gebouw? Die troffen voor het imposante gebouw 6 bemande registratiebalies, ingedeeld op alfabet voor een snelle doorstroom. Met een heerlijk septemberzonnetje in de rug passeerden ze bewaakte garderoberekken, een smetteloze rode loper en feestelijke ballontorens in de kleuren van het ecosysteem. En eenmaal binnen was het feest compleet. Gasten werden ‘persoonlijk’ begroet op een levensgroot scherm, de aankleding zorgde voor een vrolijke en feestelijke sfeer zoals die tijdens zo’n grande opening zou moeten zijn, de routing door het gebouw was helder en het programma duidelijk gecommuniceerd. In combinatie met het geserveerde natje en droogje en natuurlijk de heuglijke reden van samenkomst een zeer geslaagd geheel.
Opdrachtgevers aan het woord
En mocht je het je afvragen? Dat vinden niet alleen wij. Ook directeur Petra van Dijk was ontzettend blij met onze inmenging.
Petra van Dijk
“Lieve ‘collega’s’ van Strooploos: Het was een rollercoaster; de voorbereiding en uitvoering van de Grande Opening, de communicatie eromheen en de aantrekkelijke aankleding van het MindLabs-gebouw! MindLabs heeft een klein kernteam, maar met jullie erbij zijn we een krachtig collectief dat piekmomenten als deze met glans doorstaat. We waarderen jullie flexibele, creatieve en op uitmuntendheid gerichte karakters. We hopen met jullie nog vele mooie topprestaties te blijven leveren. Bedankt voor alles!”