Tips voor een betere out-of-office
Beste mailer,
Momenteel geniet ik van een welverdiende vakantie en heb ik geen toegang tot mijn mail. Vanaf week 33 ben ik weer aanwezig en zal ik op u bericht reageren. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega’s van sales: [email protected].
Met zonnige groet, with kind regards, bien cordialement,
Gary Duijvelaar
Junior Team Lead Officer Sales Department
Zo zien out-of-officeberichten er vaak ongeveer uit. Wat gaat hier mis? Een hele hoop. Laten we leren van Gary’s fouten, zodat je zelf een betere out-of-office kunt schrijven als je op vakantie gaat.
2 minuten
17 juni 2024
- Controleer je bericht goed
Je meeste mailtjes worden maar één keer gelezen. Maar als je een beetje populair of belangrijk bent, wordt je out-of-office misschien wel honderd keer of vaker verstuurd. Dan zou het wat jammer zijn als er een foutje in staat, nietwaar? En een typo is zo gemaakt, zeker als je de zomerzon al in de bol hebt en je hier een haastklusje van maakt. Dus, vraag een collega even om je bericht tegen te lezen. Zijn je collega’s druk of krijg je een out-of-office van ze omdat ze al op vakantie zijn? Dan vind je hier tips om je eigen tekst te redigeren. - Doorverwijzen naar directe collega
Stuur je relaties niet door naar een afdeling, maar bied een vervangend contactpersoon aan voor dringende zaken. Inclusief de persoonlijke contactgegevens. - Te veel ruimte voor eigen invulling
Gary’s out-of-office is beknopt. Wat ontbreekt, is informatie over zijn vakantiebestemming. En wat hij gaat doen. Gaat hij luieren op het strand, of actief hiken? Het gevolg is dat waarschijnlijk alle mailers Gary, na zijn rentree, daarnaar gaan vragen en hij een groot deel van week 33 kwijt is met praten over zijn vakantie. Tenzij je kapper bent, is dat niet bepaald wenselijk. - Gebruik geen weeknummers
Heb jij een idee wat de eerste dag van week 33 is? Wij wel, maar we moesten ervoor googelen. Schrijf gewoon wanneer je er weer bent: maandag 12 augustus. - Update ook je voicemail en WhatsApp-status
Er zijn ook andere communicatiekanalen dan e-mail, daarmee vertellen we je niks nieuws. Het is handig om die ook een vakantie-update te geven. Gebruik je nog een ouderwetsche voicemail? Spreek even iets zomers in voor de beller. Whatsapp je zakelijk? Dan is het handig om je status te updaten, zodat de apper begrijpt waarom er maar geen twee blauwe vinkjes komen. We raden af om op LinkedIn te melden dat je vakantie hebt, om te voorkomen dat dieven jouw toetsenbord of nietmachine komen stelen. Die like op die inspirerende statusupdate van je oud-studiegenoot kan wel even wachten. Eens?
Hoe moet het dan wel? Bijvoorbeeld zo:
Beste mailer,
Als je dit leest, ben ik waarschijnlijk in Frankrijk. In de Languedoc, om precies te zijn, want daar geniet ik van mijn vakantie. Ik ga er voornamelijk jeu de boules spelen, barbecueën, de Tour de France kijken, en biertjes drinken uit een groene fles.
Mijn telefoon gaat mee en met mijn onbeperkte databundel kan ik zelfs diep in Frankrijk zo veel online zijn als ik wil. Ik zal je mail dus gewoon zien, maar niemand is onmisbaar: ook zonder mij loopt de boel gesmeerd. Mail daarom mijn collega Puck even op [email protected]. Doe haar gerust de groeten namens mij, dat scheelt weer een postzegel.
Op maandag 12 augustus ben ik er weer, gebronsd en wel. Als je mail er aanleiding toe geeft, zal ik er daarna zo snel mogelijk op reageren. Ik wens je een mooie zomer en santé!
Groetjes,
Matthijs van Strooploos
Deze mail is zakelijk, volledig en duidelijk. Maar wellicht minder bruikbaar als je niet bij Strooploos werkt of naar het zuiden van Frankrijk afreist. Zullen wij je helpen bij het schrijven van een leuk, persoonlijk en zomers afwezigheidsbericht? Bel ons dan even! Of stuur een mail. Wij zijn deze zomer wél gewoon aanwezig.