10 tips voor gezonde interne bedrijfscommunicatie

Interne communicatie; het blíft vaak een ondergeschoven kindje. Veel bedrijven zijn immers zo druk bezig met wat ze aan de buitenwereld willen uitdragen, dat hetgeen binnendeurs doorgeven moet worden er al snel een beetje bij inschiet. Zonde. Want als je het contact met je medewerkers goed houdt, heeft dat een positieve invloed op je bedrijfsresultaten. En dat is vervolgens interessant voor de communicatie naar buiten toe. Kortom: buiten winnen, is binnen beginnen! 

Wil jij de interne communicatie binnen je bedrijf verbeteren? En kun je wel wat inspiratie gebruiken? Wij zetten een aantal tips op een rij. 

Tip 1: Begin de werkweek met een weekstart
Een goed begin van de week is het halve werk. Met een terugkerende weekstart creëer je de ideale gelegenheid voor efficiënt overleg. En alle teamleden blijven op de hoogte van hetgeen er allemaal speelt. Want wie is waarmee bezig? Wat is de status van project X? En welke vervolgstappen moeten er de komende tijd worden gezet? Het zorgt voor overzicht én een betrokken sfeer.

Tip 2: Plan regelmatig een ‘bila’
Het is typisch kantoorjargon: de ‘bila’. Maar ‘een bilaatje inschieten’ omvat eigenlijk niet veel meer dan het inplannen van een een-op-eengesprek tussen een manager en medewerker. Het onderhoud is wel erg belangrijk. Want een bilateraal overleg heeft een persoonlijker karakter dan bijvoorbeeld een weekstart. Er zijn geen andere medewerkers bij aanwezig. Hét uitgelezen moment dus om onder meer de individuele leerdoelen en ontwikkeling met de persoon in kwestie te bespreken. Je plant een bila bijvoorbeeld zeswekelijks in.

Tip 3: Organiseer een teamuitje
In een gezond bedrijf mag een teamuitje eigenlijk niet ontbreken. Niets is immers zo goed voor de motivatie als een dagje ontsnappen uit de kantoorsfeer. Of je nu Solex-brommers huurt, een speurtocht uitzet of een karaokeavond organiseert: reken maar dat je collega’s elkaar op deze dag veel beter leren kennen.  En het geeft natuurlijk de nodige gespreksstof voor bij de koffieautomaat of de lunch.

Tip 4: Plan een voortgangsgesprek in
Bij het woord ‘functioneringsgesprek’ krijgen de meeste werknemers de kriebels. Toch kan de jaarlijkse conversatie tussen een leidinggevende en medewerker ontzettend nuttig zijn. Tip: noem het vooral een ‘voortgangsgesprek’ en geen ‘functioneringsgesprek’. Dat klinkt niet alleen positiever, het duidt ook op tweerichtingsverkeer: de manager geeft aan wat er goed gaat en wat de mogelijke verbeterpunten zijn, de medewerker krijgt op zijn beurt de kans om de gewenste groeimogelijkheden en toekomstdromen bespreekbaar te maken en feedback te geven op hetgeen er binnen de organisatie in de toekomst wellicht anders kan.

Tip 5: Vergeet de vrijdagmiddagborrel (vrijmibo) niet
Raar, maar waar: uit onderzoek is gebleken dat regelmatig borrelen de bedrijfsresultaten ten goede komt. Duik dus vooral op een vast moment met elkaar de kroeg in. De laatste vrijdag van de maand, bijvoorbeeld. Alles voor de onderneming, toch? Meer over het genoemde onderzoek lezen doe je hier. 

Tip 6: Lunch met elkaar
Hoe lunchen jullie op kantoor? Vluchtig achter de computer? Of gezellig samen aan tafel? Kies vooral voor die laatste vorm. Want gezamenlijk lunchen is niet alleen gezellig, maar ook nuttig voor de goede verstandhouding op de werkvloer. Doe je dit al en ga je voor next level? Geef er dan aan het einde van de week een mooie draai aan door tosti’s te maken of belegde broodjes te halen. Of vraag iedereen om de beurt iets lekkers mee te nemen.

Tip 7: Ga carpoolen
Carpoolen is niet alleen goed voor het milieu en de portemonnee, maar ook voor de teamspirit. Want aangezien je in de auto meestal de beste gesprekken voert, bevordert samen reizen de onderlinge band. Als manager of ondernemer denk je misschien dat er op dit gebied weinig door jou te organiseren valt. Maar met een app zoals ‘Two Go’ kun jij collega’s met dezelfde reisplannen heel makkelijk met elkaar matchen.

Tip 8: Stuur een interne nieuwsbrief
Een nieuwsbrief die wekelijks de inbox van al jouw medewerkers binnenrolt, zorgt voor een gevoel van saamhorigheid. Nieuwe collega’s introduceren, aangepaste bedrijfsdoelen of belangrijk nieuws over de verbouwing van de parkeergarage delen, het vervangen koffieapparaat presenteren of leuke foto’s van de kerstborrel droppen; je kunt het zo gek maken als je zelf wilt. Wat de inhoud ook is, vooral het allemaal van hetzelfde nieuws op de hoogte zijn, schept een onderlinge band. En tegelijkertijd is het de gelegenheid bij uitstek om op een overzichtelijke manier meer context bij verschillende onderwerpen te geven. Vaak efficiënter en doeltreffender dan een vluchtige meeting of een reeks memo’s bijvoorbeeld.

Tip 9: Stel commissies aan
Van een sport- tot een feestcommissie, en van een eetclub tot een lunchteam; voor jouw medewerkers zijn commissies een geweldige manier om hun kwaliteiten tentoon te spreiden, zich betrokken te voelen bij het bedrijf én elkaar beter te leren kennen. Die collega die verslaafd is aan yoga kan wellicht een groepsles geven. En de bourgondiër zoekt en boekt een fantastisch restaurantje als de omzetdoelen zijn behaald. 

Tip 10: Maak 2 verschillende WhatsApp-groepen
Niet iedereen zit te wachten op een WhatsApp-groep waarin veel zin en onzin wordt gedeeld. Maak dan ook 2 verschillende WhatsApp-groepen voor jou en je team aan. Één voor zakelijke mededelingen. Zo kan de app een handig hulpmiddel zijn om latermeldingen en andere lastminutezaken te communiceren. En één voor grappen en grollen, waar alleen liefhebbers onderdeel van zijn.

Zo, dat waren ze! Een hele rits aan nieuwe ideeën opgedaan? Raak vooral niet overweldigd, maar breng de tips desnoods stap voor stap in de praktijk. Het moet immers wel een beetje behapbaar blijven. En álles is winst. Zijn enkele van de bovenstaande tips wel al langer onderdeel van jouw bedrijfsstrategie. Lekker bezig! Ga dan vooral zo verder, en voer waar kan nog verbeteringen door. Want laten we eerlijk wezen: daar blijft áltijd ruimte voor.